Réunir vos logiciels : préparer la migration et calculer le coût global

1. Partir des usages et des contrats

Pour chaque logiciel, notez le responsable, les utilisateurs payants, les fonctions utilisées, le renouvellement et les exports disponibles. Rattachez chaque dépense à un contrat : une suite qui couvre plusieurs fonctions ne doit apparaître qu'une fois dans le total. Conservez les justificatifs tarifaires et leur date.

Distinguez trois décisions : arrêter après validation, conserver, ou tester. Les fonctions qui portent le même nom ne sont pas nécessairement équivalentes. Un tableau commercial ne remplace pas une analyse multisource ; un export comptable ne remplace pas toute la production du cabinet. Faites décrire les cas indispensables par les personnes qui les exécutent.

2. Comparer sur une durée commune

Cercla est proposé à 1 000 € HT par mois par organisation, pour toute l'équipe, avec un engagement de 36 mois. Le forfait représente donc 36 000 € HT sur cette durée, avant options ou prestations à préciser. Comparez chaque scénario sur ces mêmes 36 mois, sans transformer un prix mensualisé avec paiement annuel en abonnement résiliable chaque mois.

Le coût du scénario Cercla additionne le forfait, les outils conservés, les options, la reprise, la formation et la période de coexistence. Face à lui, le scénario actuel reprend vos dépenses contractuelles sur la même durée. Leur différence peut être positive ou négative : elle ne constitue pas une économie garantie.

• Séparer abonnements récurrents et interventions ponctuelles.
• Compter les licences selon les rôles réels : agents, créateurs, lecteurs ou demandeurs.
• Indiquer la devise, les taxes, la date, les promotions et les conditions de renouvellement.
• Ne valoriser une économie de temps que si elle a été mesurée dans votre équipe.

3. Séparer les données à reprendre des archives

Préparez les sociétés et contacts avec leurs identifiants source, responsables et champs utiles, dans des fichiers distincts. Faites confirmer les formats acceptés et les données reprises pour votre migration vers Cercla, puis testez un échantillon avant de transférer l'ensemble. La présence d'un export dans votre ancien logiciel ne garantit pas sa reprise automatique.

Classez séparément les dossiers ouverts, pièces émises, documents signés et historiques à conserver. Définissez les correspondances entre champs avant le transfert et contrôlez les doublons. Pour chaque donnée, indiquez quel outil fait référence pendant la transition. Une facture historique conservée en archive n'a pas à être réémise pour ressembler à une nouvelle facture.

4. Valider un dossier complet avec une équipe pilote

Choisissez des dossiers représentatifs, y compris un cas inhabituel. Faites vérifier les contacts, le devis, les documents, les droits et les échanges avec votre comptable. Comparez les nombres de fiches et les montants avant et après reprise ; expliquez chaque écart au lieu de vous limiter à un contrôle visuel.

Fixez des critères d'arrêt avant la bascule : document manquant, total inexpliqué, droit trop large ou étape métier impossible. Dans ces cas, corrigez ou conservez l'outil concerné. La présence d'une application dans un catalogue ou d'un écran de démonstration ne constitue pas une preuve suffisante pour remplacer votre processus.

5. Organiser la bascule et le retour arrière

Fixez la dernière écriture dans l'ancien système, le transfert final et la personne qui autorise la reprise du travail. Gardez les archives accessibles et contrôlez les opérations arrivées pendant la transition. Évitez deux outils capables d'émettre la même facture ou de modifier simultanément la même référence client.

Prévoyez aussi le retour arrière : données créées depuis la bascule, documents envoyés et actions à reporter dans l'ancien outil. Résiliez seulement après validation des usages, des exports et des obligations contractuelles. Le bilan de migration doit distinguer dépenses supprimées, coûts conservés et améliorations constatées ; il ne s'arrête pas au jour du démarrage.