Un CRM pour les associations qui ont des partenaires, des cotisations et une équipe

Pour qui, et pour qui ce n'est pas fait

Cercla s'adresse aux associations qui fonctionnent comme une petite entreprise : une équipe salariée ou plusieurs bénévoles actifs, des partenaires privés ou publics qui reçoivent des factures, des adhérents personnes morales, des conventions à suivre dans le temps. Fédérations sportives ou professionnelles, réseaux d'entreprises, associations de gestion, clubs qui vendent des partenariats.

Il n'est pas fait pour une petite association qui cherche un outil gratuit pour encaisser des cotisations en ligne. Le prix est par organisation, 1 000 € HT par mois, utilisateurs illimités : il se justifie quand plusieurs personnes travaillent sur les mêmes partenaires et que les factures émises pèsent dans le budget. Cercla n'encaisse pas en ligne et ne produit pas de reçus fiscaux pour les dons.

Adhérents et partenaires : une seule base

Vos partenaires et vos adhérents personnes morales sont des sociétés ; les personnes qui les représentent sont des contacts, avec un rôle daté : président, trésorier, responsable partenariats, facturation. Quand un représentant change d'organisation, sa fiche garde son histoire et l'ancien lien reste visible, à sa date.

Vos adhérents individuels sont des contacts sans société, avec les champs qui vous manquent ajoutés en paramétrage : numéro de licence, catégorie, date de première adhésion, en texte, date, liste ou case à cocher. La déduplication prévient quand un email ou un nom existe déjà, à la saisie comme à l'import d'un fichier.

Le vocabulaire se règle : l'exercice ou l'année pour le cycle, la section, l'antenne ou le comité pour l'entité, et le mot que vous donnez à ce que vous vendez (partenariat, cotisation, prestation) pour la ressource. Chaque écran s'accorde, jusqu'au portail. Chaque échange, appel, rendez-vous, email reçu, note, se range sur la bonne fiche, et chacun voit à l'ouverture ce qu'il lui reste à faire.

Cotisations, partenariats, factures

Une cotisation ou un partenariat est une ligne du catalogue, avec un prix par catégorie et un compte comptable. Pour un partenaire ou un adhérent personne morale, le devis vaut convention : il liste ce qui est convenu, il avance de envoyé à signé, et une convention sur trois exercices tient dans un seul devis, avec une facture par exercice générée à l'échéance, sans reconduction manuelle.

Les factures et avoirs sont numérotés sans trou, les factures en retard se relancent depuis le CRM, et la balance âgée montre qui doit quoi. Les écritures se génèrent à l'émission, équilibrées, et s'exportent vers votre comptable ou votre expert-comptable au format FEC ou Sage.

Pour des centaines de cotisations individuelles à petit montant, le flux devis puis facture est lourd : un outil d'adhésion en ligne avec paiement reste plus adapté pour l'encaissement, et Cercla garde la relation et les partenaires. Les deux peuvent se parler par l'API.

Portail partenaire à vos couleurs

Vos partenaires entrent avec un code reçu par email dans un espace à votre marque : votre logo, vos couleurs. Ils y retrouvent la convention envoyée et ses versions, leurs factures et leur statut, et leurs demandes. Vous y publiez des actualités : le bilan de l'exercice, une invitation, un changement d'interlocuteur.

Une demande déposée depuis le portail (une attestation, une question sur une facture, une mise à jour de logo) arrive numérotée dans le CRM, avec un fil d'échanges partagé et des notes internes qui ne sortent jamais. Un même représentant qui suit plusieurs structures partenaires bascule entre leurs espaces.

Le portail ne fait ni paiement en ligne ni signature. Il rend visible ce que vous avez convenu et ce qu'il reste à régler, et il évite les emails perdus.

Bénévoles et salariés : utilisateurs illimités

Dans une association, l'équipe change : des bénévoles arrivent pour un événement, un administrateur veut voir les partenaires, un trésorier veut les factures. Avec un CRM facturé au siège, chaque compte coûte, et on finit par partager les identifiants. Le prix de Cercla est par organisation : ajoutez tout le monde, retirez qui part, la facture ne bouge pas.

Cinq rôles cadrent ce que chacun voit et fait : administrateur, responsable, commercial (vos chargés de partenariats), finance (le trésorier), et un rôle machine pour les intégrations. Les permissions par objet et le partage des fiches se règlent dans les paramètres. Chaque modification est tracée dans un journal d'audit, et un contact qui demande l'effacement de ses données est anonymisé de façon définitive, avec la preuve.

Les données sont hébergées en France, isolées par organisation, sauvegardées chaque nuit avec une copie chiffrée hors site, et exportables à tout moment : si le bureau change d'avis, vous repartez avec tout.