Un portail client à votre marque, inclus dans le CRM

Ce que voit votre client (devis, factures, demandes, actualités)

Le client voit ses devis envoyés, en négociation, signés ou refusés, jamais un brouillon, et une seule version active par lignée, avec l'historique des versions envoyées. Il voit ses factures émises, réglées, en retard et ses avoirs, et télécharge les PDF par un flux authentifié : aucune adresse de stockage n'est exposée.

Il dépose une demande (source « Portail »), répond dans un fil d'échanges, et sa réponse fait repasser la demande dans votre file de traitement. Vos notes internes vivent dans une table distincte et ne sortent jamais vers le portail.

Vous publiez des actualités depuis le CRM (titre, contenu, pièce jointe, entité concernée) : seuls les articles publiés apparaissent. Une pastille « Nouveau » signale les documents publiés depuis la dernière visite.

Un même accès peut être rattaché à plusieurs sociétés, avec un sélecteur. Toute société hors rattachement répond « introuvable ».

Connexion sans mot de passe : code par email

Pas de mot de passe à créer à froid. Vous invitez le client depuis sa fiche contact : il reçoit un lien d'activation à usage unique, valable sept jours. Ensuite, il se connecte avec un code à six chiffres envoyé par email, valable dix minutes, trois essais, un nouveau code annulant le précédent.

Un mot de passe reste possible pour qui le préfère. Les réponses du portail sont toujours neutres : impossible de deviner si une adresse est connue ou non.

Un administrateur peut ouvrir une session « voir comme » pour vérifier ce que voit un client : bornée à trente minutes, avec un bandeau permanent et une entrée au journal d'audit au début et à la fin.

À votre marque, séparé du CRM

Votre nom de produit, vos cinq couleurs, vos trois logos : le portail reprend la marque réglée dans les paramètres du CRM, avec effet immédiat. Le vocabulaire aussi : si vous appelez vos périodes des « exercices » ou vos entités des « agences », le portail le dit dans vos mots.

Le portail est un espace d'authentification séparé du CRM : un utilisateur du portail n'est jamais un utilisateur du CRM, les cookies sont étanches dans les deux sens, les jetons sont hachés en base. Un journal des emails envoyés est consultable dans les paramètres, et un échec d'envoi est notifié aux administrateurs.

Ce que le portail ne fait pas encore (paiement, signature)

Le paiement en ligne n'existe pas dans le portail : le client voit ce qu'il doit et l'échéance, il règle par ses moyens habituels, et vous marquez la facture réglée dans le CRM.

La signature depuis le portail n'existe pas non plus. Le client voit le devis et son PDF ; la signature électronique passe par le CRM, avec un prestataire en option, ou par un retour signé que vous enregistrez.

Pas non plus de connexion par un annuaire d'entreprise externe, ni de gestion d'équipe en libre-service côté client : c'est vous qui invitez. Nous listons ces manques ici pour que vous décidiez avec les bonnes cartes.

Pour quels métiers ça change tout

Dans tous ces cas, la question « pouvez-vous me renvoyer la facture ? » disparaît, et les demandes arrivent numérotées, attribuées, tracées, au lieu de se perdre dans une boîte mail.

• Sociétés de services et conseil : le client suit ses devis et factures de prestations, et dépose ses demandes au même endroit.
• Agences : chaque client retrouve ses devis par projet et vos actualités, sans échange de PDF par email.
• Organismes de formation : les entreprises clientes retrouvent devis et factures par session.
• Associations et fédérations : les membres ou partenaires consultent leurs échéances et déposent leurs demandes.
• Immobilier d'entreprise : locataires et partenaires suivent factures et demandes d'intervention.