Des devis qui deviennent des factures, dans le même outil que vos clients

Du devis signé à la facture émise, sans ressaisie

Le devis vit dans un pipeline : brouillon, envoyé, négocié, signé ou refusé. Il se compose de sections et de lignes, libres ou issues du catalogue, avec remise par ligne ou remise globale. Le prix appliqué vient d'une hiérarchie claire (catalogue, prix négocié par société, règle, puis saisie manuelle) et son origine est tracée ligne par ligne.

Le PDF est figé à chaque envoi, joint à l'email qui part du CRM, et listé sur la fiche. Une nouvelle version clone l'ancienne : une seule version d'une même lignée peut être signée, les précédentes restent consultables.

À la signature, l'échéancier apparaît : une échéance par période par défaut, ou un plan de facturation à plusieurs jalons pour un contrat sur plusieurs années. Chaque échéance donne une facture, sans ressaisir une ligne.

Numérotation, avoirs, échéanciers : ce que la loi impose, ce que l'outil garantit

Une facture doit porter un numéro unique, dans une séquence continue, et des mentions obligatoires. Cercla numérote factures et avoirs selon un format que vous choisissez (par exemple FA-2026-0001), avec une séquence par préfixe et par année, garantie par la base de données : ni trou, ni doublon, même quand deux personnes émettent en même temps.

Un avoir se rattache à sa facture et suit la même discipline. Les factures, échéances, devis et écritures sont conservés dix ans, comme le code de commerce l'exige, et aucun réglage ne permet de les purger.

Les statuts sont simples : brouillon, émise, réglée, en retard, avoir. Le client ne voit jamais un brouillon.

Relances et suivi des retards

Le journal des ventes affiche les factures en retard, avec un compteur visible dans le menu. La balance âgée classe ce qui reste dû par ancienneté. La relance part depuis la facture ou la fiche client, et s'inscrit dans le fil d'activité : qui a relancé, quand, avec quel texte.

Le fil d'activité rassemble devis, factures, relances, emails synchronisés, notes, demandes, appels et rendez-vous. Avant d'appeler un client, vous voyez tout ce qui s'est passé avec lui, sans changer d'écran.

Vos écritures au format de votre comptable (FEC, Sage)

À l'émission d'une facture, Cercla génère les écritures en double entrée : débits et crédits séparés, équilibrés au centime, sinon la pièce n'est pas construite. Le modèle suit les dix-huit colonnes du fichier des écritures comptables (FEC).

L'export vers votre comptable existe en deux formats : FEC par défaut, ou écritures au format Sage. Le mapping comptable (compte clients, comptes de TVA par taux, compte de vente par entité, codes journaux, axes analytiques) se règle dans les paramètres, et un bandeau signale les taux non associés.

Une pièce générée avec une configuration incomplète n'est pas bloquée : elle est créée, marquée « à revoir », et l'export l'écarte en le signalant. L'émission d'une facture n'échoue jamais pour un motif comptable. Une fois exportée, une pièce ne change plus.

Le portail où vos clients retrouvent leurs factures

Vos clients retrouvent leurs factures émises, réglées ou en retard dans un espace à votre marque, avec les PDF téléchargeables et l'historique des versions de devis envoyées. Ils s'y connectent avec un code à six chiffres reçu par email.

Le portail est inclus dans l'abonnement. Il ne permet pas encore de payer en ligne ni de signer : la signature électronique se fait depuis le CRM, par un prestataire en option.

Facturation électronique : où en est Cercla

Cercla produit des factures et avoirs numérotés sans trou, avec les mentions obligatoires, et exporte vos écritures (FEC, Sage). Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit avoir désigné une plateforme agréée pour recevoir ses factures ; à partir du 1er septembre 2027, les PME devront aussi émettre par cette plateforme. Cercla n'est pas encore raccordé à une plateforme agréée : nous publions l'état de ce chantier sur cette page à chaque version. En attendant, vous choisissez votre plateforme de réception directement (liste officielle sur impots.gouv.fr) ou via votre expert-comptable.

Le guide consacré à la facture électronique pour les PME explique le calendrier, le rôle des plateformes agréées et les obligations qui en découlent, sans rien vendre.

Ce que Cercla ne fait pas (achats, banque, paie)

Cercla facture vos ventes et prépare les écritures. Il ne tient pas votre comptabilité complète : pas d'achats, pas de rapprochement bancaire, pas de paie, pas de lettrage, pas de grand-livre, pas de déclaration de TVA. Ces travaux restent chez votre expert-comptable, qui reçoit vos écritures dans son format.

La gestion des stocks est prévue, sans date annoncée. Si vous cherchez avant tout des achats et des stocks, le guide CRM ou ERP pour une PME vous aidera à trancher.