Le CRM des organismes de formation, avec vos mots : stagiaires, sessions, centres

Un CRM configuré, pas un logiciel métier fermé

Les logiciels dédiés à la formation couvrent le réglementaire de bout en bout : conventions au format attendu, feuilles d'émargement, attestations, indicateurs Qualiopi, catalogue en ligne, inscriptions. Ils sont souvent moins à l'aise sur ce qui précède : la relation avec l'entreprise cliente, le suivi des devis, les relances, la facturation multi-sessions.

Cercla prend l'autre bout. C'est un CRM pour PME configuré avec le vocabulaire de la formation : la personne à former s'appelle un stagiaire, ce que vous vendez s'appelle une session, votre implantation s'appelle un centre. Ces mots se règlent dans les paramètres, au singulier et au pluriel, et l'interface entière s'accorde, jusqu'au portail.

Les deux outils peuvent coexister : Cercla pour le commercial, la facturation et le portail client ; le logiciel métier pour la conformité et la pédagogie. L'API et les webhooks de Cercla permettent de passer une session vendue à l'outil de gestion pédagogique.

Sessions et centres comme entités et ressources

Chaque centre est une entité de votre organisation : il porte ses propres numéros de facture s'il le faut, son compte de vente, ses journaux. Les listes et les tableaux de bord se filtrent par centre, et l'accueil de chaque responsable montre son périmètre.

Une session est un événement daté, avec une durée, une capacité et un contingent de places qui se décompte au fil des devis : un devis envoyé réserve les places, un devis refusé les libère, un devis signé les consomme. Un seuil d'alerte prévient quand une session se remplit, et le contrôle de survente se règle en avertissement ou en blocage.

Les stagiaires sont des contacts, rattachés à leur entreprise avec un rôle et des dates, ou sans entreprise pour les particuliers. Le responsable formation, le service achats et le stagiaire lui-même peuvent être trois personnes distinctes sur la même société cliente, chacune avec son rôle. Les champs qui manquent s'ajoutent : niveau, prérequis, financeur, en texte, liste ou case à cocher.

Devis et facturation par session

Le devis d'une entreprise cliente liste les sessions et le nombre de places, avec le prix du catalogue ou un prix négocié pour ce client (un tarif cadre sur l'année, par exemple), valable sur une fenêtre de dates. Le devis avance par étapes : brouillon, envoyé, négocié, signé ou refusé. Le PDF part par email depuis le CRM, avec vos conditions générales en annexe, figé à chaque envoi.

Un accord-cadre sur plusieurs années est un seul devis qui couvre plusieurs périodes, avec une facture par période, sans reconduction manuelle. Une session unique se facture à la signature ou à la date que vous fixez dans l'échéancier. Les factures et avoirs sont numérotés sans trou, par centre si vous le souhaitez.

Les écritures comptables se génèrent à l'émission et s'exportent vers votre expert-comptable (FEC, Sage). Les relances des factures en retard partent depuis le CRM. Cercla ne gère pas les financements par les opérateurs de compétences ni la subrogation : le financeur peut être noté sur le devis, mais la facture est adressée à votre client.

Portail client : documents, factures, demandes

L'entreprise cliente reçoit un code par email et retrouve, dans un espace à votre marque, ses devis et leurs versions, ses factures et leur statut, et ses demandes. Vous y publiez des actualités : les dates d'une nouvelle session, une fermeture, un changement de lieu.

Une demande déposée par le client (une inscription à ajouter, une question sur une facture, un report) arrive numérotée dans le CRM, avec un fil d'échanges partagé et des notes internes qui restent internes. Le formulaire de contact de votre site peut créer une demande directement dans Cercla.

Le portail est destiné à l'entreprise cliente, pas au stagiaire individuel : il ne remplace pas un espace apprenant. Il ne fait ni paiement en ligne ni signature ; la convention peut y être déposée comme document, mais sa signature passe par le CRM (signature électronique en option) ou par vos circuits habituels.

Ce que Cercla ne couvre pas : Qualiopi, émargement, catalogue public

Cercla n'est pas un logiciel de gestion de la formation. Il ne produit pas les indicateurs ni les preuves attendues pour la certification Qualiopi, ne gère pas les feuilles d'émargement ni les attestations de présence, ne publie pas de catalogue en ligne avec inscription, ne suit pas les évaluations ni les parcours pédagogiques, ne gère pas les intervenants ni leurs disponibilités.

Il ne s'adresse pas non plus aux organismes qui cherchent un outil gratuit ou à quelques dizaines d'euros par mois : le prix est par organisation, 1 000 € HT par mois, utilisateurs illimités. Il a du sens quand plusieurs personnes vendent, planifient et facturent, sur un ou plusieurs centres, et que la relation avec les entreprises clientes vaut d'être tenue proprement.