Le CRM des sociétés de services B2B, du devis à la facture

Vos mots dans l'outil : clients, prestations, périodes

Un CRM générique parle d'opportunités, de comptes et de cycles. Une société de services parle de clients, de prestations et de périodes. Cercla adopte votre vocabulaire dans chaque écran, du CRM au portail client, sans une ligne de code écrite pour vous : trois termes se configurent au singulier et au pluriel (la période, l'entité, la prestation), et l'interface s'accorde.

Vos clients sont des sociétés, avec les personnes qui y travaillent et leur rôle chez vous : décideur, opérationnel, facturation. Quand votre interlocuteur change d'employeur, sa fiche garde son histoire et l'ancien lien reste daté. Vos prestations forment un catalogue, avec un prix de base, et un prix négocié par client quand vous en avez accordé un, valable sur une fenêtre de dates.

Les champs qui manquent s'ajoutent en paramétrage, sur la société, le contact, le devis ou la demande : texte, nombre, date, liste, case à cocher, lien. Le formulaire de la fiche se réorganise par sections, et revient au défaut d'un clic.

Contrats pluriannuels : une facture par échéance, sans reconduction manuelle

Un contrat de conseil sur trois ans, une maintenance annuelle facturée au trimestre, un abonnement de support : ce sont des devis qui couvrent plusieurs périodes. Dans Cercla, un seul devis porte toutes les périodes, avec un montant par période s'il varie, et l'engagement total se calcule tout seul.

À la signature, l'échéancier se génère : une échéance par période par défaut, ou plusieurs jalons appliqués à chaque période (quatre trimestres, douze mensualités). Chaque échéance devient une facture numérotée sans trou, période après période, sans reconduction à ressaisir. L'échéancier reste modifiable tant qu'il n'est pas facturé.

Le devis avance par étapes : brouillon, envoyé, négocié, signé ou refusé. Une nouvelle version se crée par copie, l'ancienne reste consultable, et une seule version peut être signée. Le PDF part par email depuis le CRM, figé et rangé sur la fiche. La signature électronique existe en option, depuis le CRM.

Les factures en retard se relancent depuis le CRM, et la balance âgée montre qui doit quoi, depuis quand. L'accueil de la personne qui facture liste ce qu'il reste à traiter, rien de plus.

Le portail où le client retrouve tout

Vos clients reçoivent un code par email et entrent dans un espace à votre marque : votre logo, vos couleurs, jamais les nôtres. Ils y retrouvent leurs devis (les versions envoyées, jamais un brouillon), leurs factures avec leur statut, et leurs demandes.

Une demande déposée depuis le portail arrive numérotée dans le CRM, avec un motif, une priorité et un responsable. Le fil d'échanges est visible des deux côtés ; vos notes internes restent internes. Vous pouvez aussi publier des actualités (un changement d'interlocuteur, une fermeture annuelle) que le client voit à sa prochaine connexion.

Un même interlocuteur qui suit plusieurs de vos clients bascule entre leurs espaces. Un administrateur peut voir le portail comme le client le voit, pendant trente minutes, avec une trace d'audit. Le portail ne fait ni paiement en ligne ni signature : il montre, il explique, il collecte les demandes.

Export vers votre comptable

Chaque facture émise génère ses écritures en double entrée, équilibrées au centime, selon un mapping comptable que vous réglez : compte clients, comptes de TVA collectée par taux, compte de vente par entité, code comptable par prestation, journaux. Un bandeau signale les taux non encore rattachés à un compte.

L'export part au format FEC ou au format Sage, en fichier à déposer ou par un flux automatique vers le serveur de fichiers de votre cabinet. Une écriture exportée ne se modifie plus : la pièce est figée, et la facture ne peut plus être supprimée.

Cercla s'arrête là, volontairement. La banque, les achats, la paie, les déclarations restent chez votre expert-comptable, dont l'outil demeure la référence. Vous lui donnez des écritures propres ; il fait le reste.

Exemple de configuration

Voici, à titre d'exemple, ce qu'un cabinet de conseil règle à la mise en place. Tout se fait dans les paramètres, en une demi-journée, et se modifie ensuite sans nous.

• Vocabulaire : « Période » (Périodes) pour le cycle, « Pôle » (Pôles) pour l'entité, « Prestation » (Prestations) pour la ressource.
• Numérotation : DV-{YYYY}-{seq:4} pour les devis, FA-{YYYY}-{seq:4} pour les factures, AV-{YYYY}-{seq:4} pour les avoirs, séquence par année garantie par la base.
• Catalogue : les prestations récurrentes avec leur prix de base et leur code comptable ; les prix négociés se posent ensuite client par client.
• Champs personnalisés : « Référence du marché » et « Date de renouvellement » sur le devis, « Secteur » en liste sur la société.
• Comptabilité : 411000 pour les clients, 706000 pour les ventes, un compte de TVA par taux, journal VT.
• Portail : logo, couleurs, texte d'accueil, motifs de demande (question sur une facture, demande d'intervention, changement d'interlocuteur).