Le CRM des bailleurs et gestionnaires d'immobilier d'entreprise

Locataires, baux, lots : vos mots dans l'outil

Vos locataires sont des sociétés, avec les personnes qui les représentent et leur rôle : dirigeant, responsable des services généraux, comptabilité fournisseurs. Le lien est daté ; quand un interlocuteur quitte le locataire, la fiche garde son histoire. Le registre officiel des entreprises, en option, remplit la fiche du locataire (dénomination, siège, TVA intracommunautaire) et vous prévient quand une société ferme ou déménage.

Vos lots sont des ressources : un numéro, une capacité ou une surface, un statut (libre, loué, en travaux), et une position sur un plan schématique de l'immeuble. Vos immeubles ou vos sites sont des entités, avec leur propre numérotation et leur compte de vente si vous le souhaitez. Le vocabulaire se règle dans les paramètres : « lot » pour la ressource, « immeuble » pour l'entité, « année » ou « exercice » pour le cycle, au singulier et au pluriel.

Le bail, dans Cercla, c'est le devis signé : il porte le lot, le loyer, les périodes couvertes, et ses versions. Les champs propres à votre activité s'ajoutent sans code : date d'effet, indice de révision, dépôt de garantie, préavis, en texte, nombre, date ou liste.

Facturer à l'échéance, période après période

Un bail commercial court sur plusieurs années. Dans Cercla, un seul devis couvre toutes les périodes, avec un montant par période si le loyer évolue, et l'engagement total se calcule. À la signature, l'échéancier se génère : une facture par période, ou plusieurs jalons par période (quatre trimestres, douze mensualités), appliqués à chacune.

Chaque échéance devient une facture numérotée sans trou, à sa date, sans reconduction à ressaisir. Un avenant est une nouvelle version du devis : l'ancienne reste consultable, une seule est active. Les factures en retard se relancent depuis le CRM, et la balance âgée montre, immeuble par immeuble, qui doit quoi et depuis quand.

Les écritures se génèrent à l'émission, équilibrées, selon votre mapping comptable (compte de vente par immeuble, TVA par taux, journaux), et s'exportent vers votre comptable ou votre expert-comptable au format FEC ou Sage, à la main ou par un flux automatique.

Demandes et incidents dans le portail

Vos locataires entrent avec un code reçu par email dans un espace à votre marque. Ils y retrouvent leur bail (le devis signé et ses versions), leurs factures et leur statut, et leurs demandes. Vous y publiez des actualités : une intervention programmée, une coupure, un changement de gestionnaire.

Une demande déposée par le locataire (une fuite, un badge, une question sur une facture) arrive numérotée dans le CRM, avec un motif, une priorité, un responsable et un statut. Le fil d'échanges est visible du locataire ; vos notes internes et vos échanges avec le prestataire ne le sont pas. Une règle d'attribution peut envoyer les incidents techniques à la bonne personne selon l'immeuble.

Un même groupe qui loue plusieurs lots à travers plusieurs sociétés bascule entre leurs espaces. Sur le terrain, l'application mobile garde les fiches des locataires et vos saisies sans réseau, et remet tout en ordre au retour. Le portail ne fait ni paiement en ligne ni signature.

Suivi des renouvellements et de l'occupation

L'accueil de chaque rôle montre ce qui compte : pour le gestionnaire, les baux qui arrivent à échéance et les demandes ouvertes ; pour la personne qui facture, les factures en retard et la balance âgée ; pour la direction, le montant engagé par période et l'occupation des lots.

Les rendez-vous (visite, état des lieux, rendez-vous de renouvellement) et les tâches se créent depuis la fiche du locataire ou du lot, avec des rappels. Vos échanges Gmail ou Microsoft 365 avec le locataire se rangent sur sa fiche, en option, et vos rendez-vous d'agenda remontent dans le CRM.

En option, un assistant en lecture répond aux questions sur vos données : quels baux se renouvellent dans les six mois, quels locataires ont des factures en retard, quels lots sont libres. Il propose, vous validez ; il ne modifie rien seul.

Ce que Cercla ne fait pas : quittances, régularisation de charges

Cercla n'est pas un logiciel de gestion locative. Il n'émet pas de quittances de loyer au format réglementaire, ne calcule pas la régularisation annuelle des charges ni la répartition par tantièmes, n'indexe pas automatiquement les loyers sur un indice, ne gère pas les dépôts de garantie ni les états des lieux, ne suit pas les travaux ni les prestataires, et ne tient pas la comptabilité de mandant.

Il ne s'adresse pas à l'immobilier résidentiel ni aux syndics : les logiciels dédiés y font mieux. Il a du sens pour un bailleur ou un gestionnaire d'immobilier d'entreprise qui veut un seul endroit pour la relation avec ses locataires, les baux, les factures de loyer et les demandes, et qui laisse la comptabilité complète à son expert-comptable. Un logiciel de gestion locative peut se brancher par l'API pour ce qui lui revient.