Le CRM des agences : vendre, facturer, et donner à chaque client son espace

Pipeline de devis par colonne, prix négocié appliqué

Dans Cercla, le devis est le pipeline. Chaque proposition avance de colonne en colonne : brouillon, envoyé, négocié, signé ou refusé. Il n'y a pas d'objet « opportunité » à créer avant : la proposition existe dès qu'elle est chiffrée, et le tableau montre ce qui va se signer.

Un devis d'agence a une structure : des sections (conception, production, achats d'espace), des lignes du catalogue ou libres, une remise par ligne ou globale, un pack qui masque le détail au PDF quand le client veut un forfait. Les plaquettes de l'agence, les pages générées et les conditions générales s'assemblent en un seul PDF, figé à chaque envoi.

Un client qui bénéficie d'un tarif négocié le retrouve automatiquement sur ses devis suivants, avec une fenêtre de validité. Une nouvelle version du devis se crée par copie ; l'ancienne reste consultable, une seule peut être signée. Le PDF part par email depuis le CRM et se range sur la fiche.

Chaque contact garde son historique quand il change d'agence ou d'annonceur : le lien entre la personne et la société est daté, avec son rôle. Un directeur marketing qui passe chez un autre client reste la même personne, avec les mêmes échanges derrière.

Facturer par jalon ou par échéance

Un projet se facture rarement en une fois : acompte à la commande, jalon à la validation, solde à la livraison. À la signature du devis, Cercla génère l'échéancier : autant de jalons que vous voulez, avec leurs montants. Chaque jalon devient une facture numérotée sans trou, à sa date.

Un contrat annuel (community management, maintenance d'un site, relations presse) est un devis qui couvre plusieurs périodes, avec une facture par période, sans reconduction à ressaisir. Les deux modèles cohabitent chez le même client.

Les factures en retard se relancent depuis le CRM. Les écritures comptables se génèrent à l'émission, équilibrées, et s'exportent vers votre expert-comptable au format FEC ou Sage. Cercla ne fait pas la comptabilité complète : ni les achats d'espace côté fournisseur, ni la banque, ni les notes de frais.

Un portail client à la marque de l'agence

Vos clients entrent avec un code reçu par email dans un espace à vos couleurs : votre logo, vos teintes, votre nom de produit si vous en avez un. Ils y retrouvent les devis envoyés et leurs versions, les factures et leur statut, et leurs demandes.

Le portail porte la marque de l'agence, une marque par organisation. Il ne se décline pas en une marque par client final : si vous gérez plusieurs marques d'agence, chacune est une organisation à part, avec ses propres données et son propre portail.

Les demandes déposées par le client (une modification, une question sur une facture, un nouveau besoin) arrivent numérotées dans le CRM, avec motif, priorité et responsable. Le fil d'échanges est partagé ; les notes internes ne le sont jamais. Le formulaire de contact de votre propre site peut créer une demande directement dans Cercla, par un jeton et une origine autorisée.

Ce que le portail ne fait pas : le paiement en ligne et la signature. Il montre, il tient le client informé, il collecte.

L'assistant qui lit votre CRM

En option, un assistant répond en français aux questions sur vos données : quels devis attendent une réponse depuis plus de quinze jours, quels contrats se renouvellent ce trimestre, quelles factures sont en retard, quels clients pèsent le plus. Il calcule sur vos données, dans votre vocabulaire, pas sur le web.

Il lit et propose ; il ne décide pas. Une action qui engage (faire avancer un devis, par exemple) passe par une file d'approbation qu'un humain valide dans le CRM, et aucune suppression n'est possible par un assistant. Le fournisseur d'IA, s'il y en a un, apparaît dans votre registre des traitements, en zone Europe.

Le même accès sert aux outils que vous utilisez déjà : une API documentée, des webhooks signés, et un serveur MCP pour brancher l'assistant de votre choix, avec exactement les droits que vous lui donnez.

Ce que Cercla ne fait pas : gestion de projet, temps passé

Cercla n'est pas un outil de production d'agence. Il ne planifie pas les équipes, ne suit pas le temps passé par collaborateur et par projet, ne calcule pas la rentabilité d'un projet à partir des heures, ne gère pas les tâches de production ni les validations de créations.

Ces fonctions relèvent d'un outil de gestion de projet ou d'un logiciel d'agence dédié. Cercla s'y branche par son API et ses webhooks : un devis signé dans Cercla peut créer un projet ailleurs, et la facturation reste dans Cercla. Vous gardez un seul endroit pour le client, le devis et la facture, et l'outil de production que votre équipe préfère.