Envoyer et suivre une signature
Préparer les destinataires et conserver le document signé.
Avant l'envoi#
Relisez le document, ses annexes, les coordonnées des destinataires et les zones à compléter. Le fournisseur de signature dépend de la configuration de votre organisation. Les options disponibles peuvent donc varier.
- Ouvrez la fiche du devis ou le parcours de signature de document.
- Vérifiez le document qui sera présenté aux destinataires.
- Renseignez les signataires et, lorsque le parcours le permet, les autres destinataires et leur ordre.
- Contrôlez les zones à signer ou compléter ainsi que les éventuelles vérifications d'accès.
- Envoyez la demande, puis suivez son état depuis le dossier.
Ce que reçoit le signataire#
Le destinataire reçoit un lien de signature. Il ouvre le document, prend connaissance des conditions et réalise les étapes demandées. Si un code d'accès est requis, il doit disposer de ce code. Un lien annulé, expiré ou remplacé ne permet plus de signer la demande initiale.
Suivre une demande#
Une demande peut être en attente, signée, refusée, annulée, expirée ou remplacée. Une relance réutilise la demande encore valide ; elle ne constitue pas une nouvelle vente. Consultez l'état avant de relancer un client qui a peut-être déjà terminé.
Pour changer le contenu d'un document déjà envoyé, utilisez le parcours de remplacement ou de nouvelle version. Ne présentez pas un PDF modifié localement comme la pièce initialement signée.
Après signature#
Conservez le PDF signé et les éléments de preuve disponibles depuis le dossier. Pour un devis, contrôlez le contrat et les échéances créés. Un refus ou une expiration demande un suivi commercial distinct : prenez connaissance du motif ou contactez le destinataire.
Les intégrateurs disposent d'une API de signature séparée pour les enveloppes et leur suivi.